Pravo da se prijave za učešće na „Sajmu zavičaja“ imaju institucije, organizacije, udruženja i fondacije, teritorijalne zajednice, jedinice lokalne samouprave i druga pravna lica (u daljem tekstu: organizacije) sa sedištem u Srbiji ili u zemljama regiona koja u skladu sa zakonom realizuju programe podrške i pomoći korisničkoj populaciji Fonda ili neguju i čuvaju tradiciju, folklor i kulturu Srba u regionu, ostvaruju prosvetnu, kulturno i naučnu saradnju u regionu, ostvaruju i žele privrednu saradnju i razmenu u regionu i okupljaju pojedince i grupe koje čuvaju, unapređuju i promovišu nasleđe, vrednosti i dostignuća svog zavičaja.
Organizacije koje ispune uslove iz Pravilnika za dodelu sredstava za učestvovanje na „Sajmu zavičaja“ imaju pravo na besplatno korišćenje tipskog štanda površine 12 kvadratnih metara sa pregradnim zidovima i opremljenog nameštajem, tepihom, strujom i tablom sa ispisanim nazivom organizacije, kao i na finansijska sredstva za delimično ili potpuno pokrivanje troškova učešća na manifestaciji (prevoz, smeštaj i sl.).Štand, opremu i ostala materijalna i finansijska sredstva obezbeđuje organizator manifestacije, u skladu sa svojim programom rada i finansijskim planom za 2023. godinu.